用 Notion 管理客戶專案的 5 個最佳技巧

Aug 14, 2024

嗨，大家好，我是米米 Miyavi。

管理客戶專案有時候就像在為了貓咪東奔西走（要時刻起身關心誰打架了、誰有飛來飛去打翻東西了，有養貓的你就會懂 XD），電子郵件一封接一封，對話像打乒乓球一樣不停來回，心裡總有一種「我是不是漏掉了什麼重要的東西？」的感覺。

但別擔心，有了 Notion，這些問題通通可以解決。只要建立你和客戶專屬的專案協作工作區，把設計和結構弄好，你就可以輕鬆管理專案，讓溝通更順暢。

今天，就讓我來分享一些用 Notion 來製作客戶專案協作模板、組織專案的小技巧給你吧！

為什麼你需要一個客戶專案協作區 Client Portal？

很多時候，我們常急著跳入專案執行，忘了先思考先建立一個專有的「專案交付平台」，讓執行過程更加流暢。

客戶專案協作模板就是一個集中的專案資訊中心，它的作用是雙向的——客戶需要知道的一切和你需要做的一切都在這裡。

有了一個客戶專案協作模板，等於為每個專案建立「單一真相的來源」，有一個可以集中紀錄的地方，就不用來來回回在電子郵件、Line 訊息中挖掘和客戶討論的訊息了。

那麼，該如何建立一個理想的客戶專案協作區呢？

首先，你可以想想客戶在專案執行過程竹中最需要哪些資訊，例如：

Notion 最棒的地方就是它的功能很靈活，你可以根照自己與客戶的的具體需求來客製化製作。

當你建立了一個客戶專案協作模板，逐漸熟悉和改進後，等同建立一套你獨有的工作流程，你就可以把它輕鬆套用在其他新客戶身上，為你節省客戶 onboarding 和溝通的時間。

你與每個客戶都應該要有獨立的專用工作區，就像給每個客戶一間 VIP 貴賓室一樣。

「窗口是誰？這個區塊我該跟誰對接？」為了避免這些問題，必須在一開始明確說明每個人的角色、工作內容，在後續雙方對接時，雙方也不用花時間找對的窗口。

你可以在你的 Notion 客戶專案協作系統中建立一個專門區塊，詳細說明誰負責什麼。你可以囊括雙方的核心團隊成員，甚至是其他參與專案的第三方合作人員。

就這麼一件小事情，就能幫你們省下無數的來回對話時間。

人類是視覺動物，我們喜歡看到進度從「未開始」推進到「完成」的過程，多變和視覺化的呈現，也會幫助雙方更快速理解現況。

我習慣在我的專案管理區中，穿插使用表格、畫廊視圖（gallery view）和日曆：要呈現專案時間表，日曆是首選；要追蹤專案進度，我喜歡用畫廊視圖；如果要呈現詳細的專案與任務資訊，表格是最佳選擇。

補充說明：帶有進度條的畫廊視圖非常適合追蹤個別專案的狀態，記得把它跟任務資料庫用 Relation 關聯屬性連結在一起，把待辦指向相關的專案，並用 Rollup 或 Formula 公式屬性來抓出進度條，當你完成這些專案任務時，專案進度條就會自動更新囉！

另外，別忘了詳細設計 Notion 資料庫的篩選和排序功能，你可以建立不同的檢視表，方便查看下週到期的緊急任務，或將進行中的專案與已完成的專案分開。這些小細節都可以為你的客戶專案協作區加分。

小提醒： 別忘了確認客戶的喜好與習慣。有些人喜歡詳細的書面報告，有些人則不喜歡看一堆字、只想看圖表。

在 Notion 集中管理文件其實很方便，你不一定要把所有的文件都建立在 Notion 的資料庫裡面，也可以把外部的檔案嵌入到 Notion 中。

在客戶專案協作區統一管理所有與專案相關的文件，例如合約、專案簡報和參考資料，讓你和你的客戶可以隨時輕鬆查看任何必要的文件。

如果你有使用 Google 雲端硬碟，你也可以在 Notion 裡嵌入這些檔案，讓客戶專案協作區成為客戶找資料的唯一來源。畢竟每次你用雲端硬碟丟檔案，除非你共享整個資料夾，在客戶端的雲端硬碟中大多是零散地呈現，要管理並不方便，如果可以整合在一起，就能為雙方省去不少麻煩。

專案進行途中，搜集客戶回饋很重要，但搜集的方法卻充滿挑戰。若是客戶只在對話或文字訊息中提供回饋，可能會漏掉執行。

我的方式是在專案成品交付區中，建立一個專門的回饋區塊，只要簡單、鼓勵客戶溝通就可以了，方便客戶直接在成品旁提供修改建議。

當回饋與建議不再散落於各封 email 或訊息裡，統整起來就容易很多了！

此外，你可以另外建立一個回饋表單，讓客戶在專案完成後填寫。嵌入你喜歡的任何表單服務，NoteForms、Google 表單都可以。有了客戶的回饋，你才能持續加強自己的表現。

專案管理的最大挑戰之一，就是確保每個人對專案進度、目標有一致的理解，這時候，保持良好的溝通就很重要。你可以透過這些方式鼓勵雙方協作：

雖然是一些小方法，但只要能鼓舞雙方活躍使用這個協作平台，就會對專案溝通有大大的幫助哦。

會議排程工具：使用 Google Calendar 的時段預約功能和 Calendly。
回饋搜集表單：活用 NoteForms、 Tally、 Typeform 和 Google Forms 等表單服務，高效搜集客戶回饋，幫助你加強團隊的工作表現。
雲端硬碟：把 Google Drive 或 Dropbox 的文件整合到 Notion 中，確保 Notion 是前往這些重要文件的唯一管道，方便管理。
通訊軟體整合： 如果你是使用 Slack跟客戶溝通，你可以利用最新的 Notion AI 功能，授權 Notion 取得 Slack 訊息，請 Notion AI 幫你總結訊息的內容。